Корпоративная информационная система в юридической фирме

Как решается эта задача, зависит от конкретных условий на конкретном
предприятии. Как и в любой другой сфере, здесь требуется грамотный подход и
правильный выбор. Реализовать на практике принятое решение под силу только
специалистам, но даже им порой бывает сложно решить поставленную задачу,
исходя из многочисленных требований и нюансов.

Ввиду сложности задачи наиболее логичным и, как показывает практика,
наиболее успешным представляется подход, когда автоматизируются наиболее
важные, трудоемкие и критичные по времени участки в общем рабочем потоке.
При таком подходе Вам будет легче оценить стоимость и сроки разработки,
внедрения информационной системы, повысится вероятность того, что проект
(комплекс, включающий в себя как минимум постановку задачи, реализацию и
внедрение) будет воплощен в жизнь и начнет приносить пользу Вашему делу.

К счастью, для решения узкого круга задач уже существуют готовые
разработки, которые можно купить в магазине делового программного
обеспечения, установить, изучить документацию и приступить к работе. К
таким готовым решениям относится и система учета выполненных работ и
подготовки счетов TimeCost (разработчик Economic Systems)

Наглядной иллюстрацией, демонстрирующей, какие результаты может дать
использование системы TimeCost в области учета работ, послужит пример
внедрения данной системы в крупной юридической фирме. Юридическая фирма
"АНК" работает в сфере профессиональной юридической практики и оказывает
широкий спектр юридических услуг своим клиентам с момента своего создания в
1996 году. Уже в 2000 году фирма (единственная в Одессе и Южном регионе
Украины) вошла в число пятнадцати лучших юридических фирм страны.

Среди клиентов фирмы - украинские и зарубежные компании, занимающиеся
оказанием транспортно-экспедиторских и стивидорных услуг, производством
продукции и торговлей, страховой деятельностью, банковским делом. Фирма
обслуживает предприятия и организации, офисы которых находятся в Англии,
Германии, Австрии, Швейцарии, Греции, Израиле, ряде других стран, а также
украинские предприятия и организации.

Штат юридической фирмы "АНК" состоит из юристов, налоговых консультантов,
экспертов по международным и национальным стандартам бухгалтерского учета,
переводчиков, адвокатов, аудиторов.

В связи с увеличением численности сотрудников и объемов оказываемых услуг в
фирме назрела необходимость автоматизировать трудоемкий учет большого
количества выполненных для клиентов работ, а также подготовку на основании
этого учета и системы применяемых тарифных ставок счетов за оказанные
услуги.

О том, как была выполнена данная задача, рассказали сами представители
фирмы "АНК", компании Economic Systems и "Форт. Одесса".

Юридическая фирма "АНК", г. Одесса, тел.: (0482)348-716

Александр Кифак - директор юридической фирмы "АНК", г. Одесса:

- Никто не будет спорить с утверждением, что деньги, которые берутся за
какую-нибудь услугу, должны соответствовать ее качеству, своевременности,
сложности, объему затраченных усилий. Но при больших объемах и внушительной
клиентской базе без использования специальной системы учета работ получить
объективную картину состояния дел бывает очень непросто, либо на это
тратится слишком много времени квалифицированных сотрудников.
Рассматривался даже вопрос о том, чтобы пригласить и обучить отдельного
сотрудника для выполнения данной работы.

С внедрением автоматизированной системы учета работ TimeCost ситуация
существенно улучшилась. Резко сократилось время, затрачиваемое на
подготовку счетов и сопутствующих документов (надеюсь, что это оценят и
наши клиенты), появилась возможность объективного анализа деятельности как
фирмы в целом, так и каждого ее сотрудника в частности, а также
дополнительные возможности контроля за ходом выполнения работ. Теперь, в
случае благоприятных условий на рынке наших услуг, в этой части мы готовы к
росту.

Алла Шафир - главный бухгалтер юридической фирмы "АНК", г. Одесса:

- Раньше приходилось делать эту работу вручную. Представьте себе, перед
вами пачка отчетов сотрудников за прошлый месяц. В пачке 300-400 листов,
она почти такая же толстая, как продаваемая в канцелярских магазинах бумага
для ксероксов. И каждый лист - отчет сотрудника за рабочий день: от 2 до 5-
7 услуг, выполненных юристом для разных клиентов с подробным описанием
того, что сделано, указанием затраченного времени. И все это написано от
руки далеко не каллиграфическим почерком. И Вам нужно обработать эти отчеты
и в результате подготовить счета клиентам фирмы.

Кроме того, что нужно выбрать и сгруппировать услуги по каждому клиенту,
подсчитать итог по общему затраченному времени, умножить на тариф (который
может меняться в зависимости от сложности и вида работ, конкретного
задействованного сотрудника, условий договорных отношений с клиентом и
т.д.) и, таким образом, получить предварительную сумму счета клиенту, - еще
могут быть работы, которые выполнялись в позапрошлом месяце и оплата по ним
(как и применение соответствующей тарифной ставки) была отложена "до
выяснения" (например, удовлетворения судебного иска).

Далее следует согласование: принятие решения о том, какие работы подлежат
оплате, по каким оплату нужно отложить, какие работы уже оплачены в виде
абонентской платы или не будут вовсе оплачиваться клиентом. В результате
выходим на сумму счета и готовим бумаги (как минимум счет, акт выполненных
работ, налоговая накладная. Иногда клиенты хотят видеть подробную
расшифровку к счету).

А теперь представьте, что у Вас около 20 сотрудников и более 100 постоянных
клиентов! Объем работы, пусть даже с использованием Excel, просто огромный,
и раньше у нас на это все уходило до двух недель и более. Это я говорю о
систематической работе. А если нужно подготовить сводку на текущий момент
или за прошлый период! При всем этом сдачи обязательной отчетности никто не
отменял.

С того момента, как мы внедрили автоматизированную систему, весь процесс
подготовки счетов занимает 2-3 дня с учетом согласований. Оперативную
информацию для отчета перед руководством можно получить практически
моментально, - нажав пару кнопок.

В общем, мы очень довольны.

Владимир Троценко - технический руководитель "Форт. Одесса", филиал
1С.Франчайзи "Лаборатории автоматизированных систем управления "ФОРТ", г.
Киев, г. Одесса, тел. (048) 777-34-26

- Интересное и оригинальное решение. TimeCost является, по сути,
полноценной учетной системой для средних и больших организаций, оказывающих
услуги и осуществляющих расчеты с клиентами на почасовой основе.
Автоматизированная система хорошо продумана, что позволяет легко научиться
работать с ней. Хотелось бы заметить, что использование в организации такой
или подобной информационной системы является если не обязательным, то
крайне желательным условием при прохождении сертификации по системе
качества ISO 9001. Здесь я опираюсь на собственный опыт сертифицирования по
системе качества (система качества, используемая в "Лаборатории "Форт",
получила сертификат соответствия стандарту ISO 9001:2000 N1073-2001-AQ-HEL-
FINAS).

Разработчикам удалось добиться снижения стоимости системы и при этом
обеспечить выполнение требований по защите конфиденциальной информации.
Этого удалось достичь за счет эффективного совместного использования
платформы "1С:Предприятие" со специализированной конфигурацией TimeCost и
специальной компоненты "Регистратор отчетов".

Разработчик: Компания Economic Systems, г. Одесса, тел. (048) 743-40-06:

"Наш подход к какой-либо разработке строится на понимании отличия программы
от программного продукта. Программа может хорошо работать, но не быть
полезной в реальной жизни. Программный продукт должен помогать людям решать
повседневные задачи, что требует скрупулезного и детального изучения
предметной области. Жизненный цикл программного продукта должен измеряться
годами, и каждый, кто им пользуется, должен быть обеспечен
квалифицированной поддержкой. Мы задумывали TimeCost именно как серийный
программный продукт, который потребует минимальной настройки и будет
отвечать тому, чего от него ожидают пользователи".

Юридическая практика 2010.04.14 01:23

http://www.yurpractika.com/article.php?id=11